El nivel de backup y la capacidad de recuperación que proporciona Microsoft y lo que los usuarios piensan que tienen es con frecuencia muy diferente. Por lo que, es muy probable que tengas que volver a evaluar el nivel de control que tienes de tus datos y cuál es el acceso real que posees a los mismos.

El backup tiene lugar cunado se hace una copia histórica de los datos y se almacena en otra ubicación en otra ubicación. Sin embargo, es más importante incluso tener el acceso directo y controlar el backup, ya que de esta forma si pierdes tus datos, son eliminados accidentalmente o sufres un ataque malicioso, podrás recuperar la información rápidamente.

La georredundancia, por el contrario, protege frente a un fallo del sitio o hardware, de este modo, si se produce un fallo de la infraestructura o interrupción, podrás seguir operando con normalidad.

Una vez sabemos esto…¿Por qué es fundamental hacer backup de Office 365?

Microsoft Office 365 es una plataforma Software as a Service (SaaS) que satisface a la perfección las necesidades de muchas organizaciones y un backup puede protegerte de muchas amenazas para la seguridad.

Debemos de tener en cuenta que el tiempo medio en el que se descubre que se ha comprometido la seguridad de los datos es 140 días, así que que lo más probable es que no se dé cuenta de que algo falta o se ha perdido, hasta que ya no sea demasiado tarde para recuperarlo en la papelera de reciclaje.

Se siguen observando estas 7 principales vulnerabilidades en la protección de datos

1. Borrado accidental

 Las papeleras de reciclaje y el historial de versiones de Office 365 solo pueden protegerte de una pérdida de datos de forma limitada, lo que puede convertir una sencillas recuperación desde un backup correcto en un gran problema, una vez que la georredundancia de Office 365 ha borrado los datos para siempre,  si ha finalizado el periodo de retención.

Existen dos tipos de borrado en la plataforma Office 365, el borrado normal (shoft-delete) como sería vaciar la papelera, lo cual sería un «Borrado permanente» en el que en realidad el elemento puede encontrarse todavía en la carpeta de elementos recuperables. El otro tipo sería el purgado (hard-delete) que se produce cuando el elemento se macar para purgarse de la base de datos del buzón por completo y ya es irrecuperable.

2. Vacíos en la política de retención y confusión

Igual que ocurre con el borrado soft y hard, Office 365 posee políticas de backup y retención limitadas que solo pueden lidiar con pérdidas de dato situacionales y no pretenden ser una solución integral de backup.

Otro tipo de recuperación, un punto de restauración de los elementos del buzón de correo no está al alcance de Microsoft. En el lugar de un problema realmente serio, una solución de backup te puede proporcionar la posibilidad de volver a un punto en el tiempo anterior al problema y salvar la situación. Con una solución de backup de Office 365, no hay brechas en la política de retención o poca flexibilidad en la restauración.

3. Amenazas internas para la seguridad

Las empresas experimentan amenazas internas más frecuentemente de lo que uno piensa. El acceso a los archivos y contactos cambia tan rápidamente que puede ser complicado vigilar todos los usuarios de la organización. 

Algunos usuarios generan sin saberlo amenazas al descargar archivos infectados o divulgar de forma accidental información de usuarios en sitios web aparentemente de confianza. Otro ejemplo puede ser la manipulación de pruebas como la eliminación de emails o archivos.

4. Amenazas externas para la seguridad

El malware y los virus provocan un gran daño a muchas organizaciones al rededor del mundo. Ponen en riesgo la reputación de la empresa, la privacidad y la seguridad de sus datos tanto internos como de clientes. 

Las amenazas externas pueden introducirse a través de mails y las funciones limitadas de backup de Exchange Online son inadecuadas para manejar los ataques más graves. Con la realización de backups periódicos se ayuda a garantizar que una copia independiente de tus datos no se vean infectada y que se pueda recuperar rápidamente.

5. Requisitos legales y de cumplimiento

En el caso de tener que recuperar datos para un procedimiento judicial Microsoft cuenta con un par de mecanismos de protección (litigation hold y retention), pero estos no pueden considerarse como una solución de backup válida para mantener a salvo tu empresa respecto a los problema legales.

Con una solución de backup, en el caso de que borres de manera accidental emails o documentos antes de implementar una retención legar, aún serás capaz de recuperarlos para garantizar el cumplimientos de tus obligaciones legales.

6. Gestionar implementaciones de correo híbrido y migraciones a Office 365

Las organizaciones que adoptar Office 365 normalmente necesitan una ventana temporal que les sirva como ventana de transición entre el Exchange local y el Exchange 365 online.

Las solución de backup de Office 365 adecuada debería ser capaz de manejar los despliegues de correo híbrido y tratar los datos de Exchange igual, haciendo irrelevante la información de la ubicación de origen. Además, debería ser capaz de almacenar datos en cualquier lugar que elija, tanto si es localmente, en cloud o con un proveedor de servicios gestionados.

7. Estructura de datos de Teams

Microsoft estructura Teams como una interfaz de usuario que reúne los servicios de Office 365, como SharePoint Online y OneDrive for Business. Este enfoque proporciona a los equipos una colaboración ágil y en tiempo real.

Teams posee ajustes, configuración y un sistema de membresía, todos los cuales necesitan estás protegidos para hacerlos recuperables. Una solución de backup específicamente diseñada no solo puede proteger los datos, sino también estos ajustes y sus interconexiones asociadas entre aplicaciones. 

¿Con qué frecuencia se producen estas razones?

Ahora ya entiendes por qué es tan importante hacer backup de tus datos de Office 365, pero puede que te preguntes cuál es la frecuencia con la que se producen estos escenarios en las empresas y desgraciadamente es demasiada.

Entre un 18 y un 37% de los casos en los que se había perdido datos según clientes de Veeam en septiembre de 2019 había sido por borrados del usuario, error o accidente, amenazas de seguridad y vacíos de retención.

Así que, si ya has tomado la decisión de implementar Office 365 para tu empresa, ahora es importante que encuentres una solución de backup que te ofrezca acceso y control completo a tus datos de Office 365 para evitar así que sufras riesgos innecesarios de pérdida de datos. 

Recuerda que en Datek somos socios tecnológicos de Veeam, el backup del futuro. Si estás interesado en este sistema de backup o necesitas cualquier otra solución para mantener seguros tus datos y archivos, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.